01エスピー・リング東京のイベントの組み立て方
~Japan Cheese Awards 2020~

エスピー・リング東京にて制作を行っている様々な案件の中なら、
「Japan Cheese Awards2020」という案件にフォーカスし、どんな事を対応したか?など
「イベント制作」という仕事のポイントについて、実際に制作を担当されたみなさんにお話しいただきました。

TALK MEMBERトークメンバー

山口

ディレクター / 2012年度入社

前回、2018年開催のJapan Cheese Awardにおいても制作を担当。

小嶺

AD / 2016年度入社

チームのハブとして制作全体をコントロール。

酒井

AD / 2019年度入社

小嶺と同じチームのメンバー。今回は資料作成をはじめデザインや調整など幅広い領域を担当。

今回の案件はどんな案件でしたか?

山口

NPO法人チーズプロフェッショナル協会という、普段はチーズ文化の訴求や製造に関わる人の応援をしている方々が主催の案件です。その団体が二年に一度開催する国産ナチュラルチーズのコンクールである、Japan Cheese Awards(通称:JCA)のお手伝いをさせていただきました。
エスピー・リング東京としては2018年度に初めてお話をいただき、制作および現場運営と進行の管理、現場スタッフのアサインを担当していました。
今回は企画段階から参加させていただいています。
JCAではコンクールと共に「日本のチーズ百選」という全国のチーズ工房さんが出展する展示会を開催していました。一般の方も入場可能なチーズの試食会や、コンクールの結果発表・表彰式やトークショーといったステージを行います。
ただし、今年はコロナの状況下ということもあって「チーズ百選」は中止。コンクールにおいても審査終了後オンラインで結果発表を行い、後日受賞者をお招きして表彰式を行うなど、例年とは異なる実施スタイルにて開催いたしました。

小嶺

山口さんは前回の実施も携わっていましたが、僕と酒井は今回が初めての参加でした。

それでは一つ目のトピックについてお話を伺いたいと思います。

CHAPTER 01

社外とのコミュニケーションを取るうえで
どんな工夫をしましたか?

酒井

例えば会場レイアウトの制作依頼をする際に、いくつかのパターンを用意し、それぞれのパターンの良し悪しをちゃんと踏まえたうえで、最適なものを提案できるよう進めていきました。

複数のパターンを検討するにあたってどういう風に要件を整理しましたか?

酒井

やっぱりコロナ禍で一番考えなければいけなかったことは「ディスタンス」だったので、人と人とのディスタンスの考慮に加え、そこにどれだけの人数が収容できるかという試算も並行して考えていきました。

山口

代理店やクライアントに安心して計画を進めてもらうためには、やっぱりあらかじめそういった試算が必要だなと感じたところでした。

小嶺

僕の場合は「伝える情報が多くなりすぎないように」というところを意識しています。仮に100伝えても相手は20くらいしか受け止められなかったりするので、「大事なもの」と「そうでもないもの」と、情報レベルの違いに気を付けています。

コミュニケーションっていうのは一人一人相手に合わせて変える必要がありますよね。「前、このやり方で失敗したからこういう風に改善した」っていうのが必ずしもうまくいくとは限らないですし難しいですね。

山口

今回はこれまでのように関係者同士が面突き合わせて一つずつ決めていく事が困難だったため、急にどんな事が決定してもある程度は対応出来るように、内々での打ち合わせは毎日のようにオンラインで開催していました。
例えば今回、「審査員全員を集めての記念撮影」をどうするかっていうのがすごく議論になって。

酒井

ありましたね。「やりたいってオーダーはあれど、僕たちや代理店さんサイドからするとあまりにもリスクが高すぎる」っていう話を覚えています。

山口

中にはリスクを承知で地方から参加くださった審査員もいたので…記念撮影したい気持ちはとてもわかりますけれど、このご時世、本当に難しいですよね。
なので、先手先手で考えて資料化しておくことで、クライアントとの打ち合わせの際もちゃんと意見を整理して議論をすることができました。その結果、どうしてもやりたいコンテンツの一つではあったんですけども、資料を参考に「改めてこう目にしてみると厳しいですね」っていう展開に落ち着く事ができたので、あれはいいコミュニケーションだったかなと思います。

コミュニケーションって、ついつい「言葉で話す」ことだけを捉えがちですが、実際に視覚的に分かりやすくしてあげるっていうのも一つの大事なやり方だと思います。

小嶺

このあたりは事実、現場当日までその議論は残りましたね。たしかに実際に会場を目で見ると考え方も変わってしまうところもあったりしますしね。

山口

現場でも事前に想定した距離感で実際に写真を撮ってみて「せっかくの写真が、これだけスカスカになってしまいます!」っていう事を説明したりもしましたね。


実際に現場にて撮影した検証写真

言われたことが本当に現実的にできることなのかどうかっていう事を吟味して最善を提案してあげる事が我々制作会社にとって非常に大切な事なんですね。

それでは次のトピックに移りたいと思います。

CHAPTER 02

例年と異なる実施スタイルへの挑戦を
どのように実現したのかについて
教えてください。

小嶺

僕の場合は例年通しで開催していた審査会と表彰式が、今回は期間を空けて別日で行うということで、来てもらう方に特別感を感じてもらえるような仕上がりにしたいと思いながら計画していきました。
具体的にはなるべく音響や照明で華やかにしてもらうことや、1人1人丁寧に紹介する事で特別感が出るようにしてみました。

会場に来られない方にも「こんなに華やかなら、次は頑張って受賞しよう」と思ってもらえるように意識されたのですね。

山口

2019年、国際的なチーズのコンクールで日本のチーズが大変名誉のある賞を受賞したこともあり、今回は企画の段階からクライアントさんのモチベーションが凄く高い状態でスタートしました。が、そんな矢先にコロナがという状況だったので、正直なところ審査会ごと中止もあり得ると内々では常に覚悟しつつ、極力クライアントの理想が実現できるよう検討を進めていきました。

勿論やることは前提で、リスクを回避する形で計画を立てていったということですね。

山口

そうです。そのためデジタルデバイスを使用した審査方法の計画立案なども行いました。これまでは紙に審査結果を1グループずつ書き出し、それを逐一回収する集計方法を行っていたので、人手も必要で必然的に密になってしまっていました。なのでそれを回避するために別の方法ができないかと。

酒井

あのアンケートシステムの流用はよかったですよね。アンケートに答えてもらっただけでその場で集計ができていくので、必然的に密を作らないですし。

山口

結果的に集計は確認も含めてたった2名で完結できましたし、代理店やクライアントからも「結果がわかるまでのスピードも凄く上がりましたし、わかりやすかった!」という感想を言っていただけたのでよかったです。

コロナ禍だからこそ実現できた改善提案だったんですね。

山口

本当にいい機会だったと思います。「審査方法をよりスッキリさせられないか」という話は2018年度の報告書をまとめている時からずっと考えていたんですけど、アナログの方が審査しやすいという流れが強かったんですよね。
たしかにそれが確実ですし、デバイスを導入すればその分お金も掛かってきちゃいますし。

小嶺

あのシステムって過去にも似たような形で流用した経験ってあったんですか?

山口

全くなかったけど、他の展示会案件でもiPadやスマートフォンを使ってその場でアンケート入力してもらって、裏で集計結果を出すみたいな事ってよく見かけていたので。
要はその質問形式をアレンジして、審査点数を入力するだけで出来ないのかなと思って実際に試させてもらいました。
良かった点や次回への改善点も見えたので、とても良い試みだったと思います。

なるほど。今までのイベントの経験を上手く活用できたということですね。

山口

それでいうと、今回は審査会の時に審査カテゴリーごとに会場が2つに分かれてしまっていたので、場内サインを作ってもその周りに人が溜まってしまう事が計画段階から気掛かりでした。
そこで別途場内MAPを出力して受付で審査員全員に配り、エントランスの滞留を減らすようにしたというのも工夫の1つだったと私は思っています。

酒井

MAPを作るとき、最初は「自分が伝えたいこと」を情報として入れなければならないと思って作成していたんですけど、どうやっても見辛いものになってしまい、そこで「自分が思う分かりやすさ」と「人が見る分かりやすさ」って全然違うんだなというのを感じました。そこは自分にとって成長できた部分かなと思います。


制作初期のMAP

最終的に配布をしたMAP

色々な工夫を施して自信になっていったんですね。

それでは次のトピックに移りたいと思います。

CHAPTER 03

このイベントを経て気づいた、
イベントのあり方や我々の可能性を
率直に教えてください。

酒井

やっぱりこういった社会情勢での実施ということもあり、イベント内容の制限などが今回の案件では付きまとってきました。それに伴って変わってくるものが大きいし、我々自身もその事に順応していく事が必要なんだろうなと思いました。

山口

やっぱり気持ちよく認知してもらうためには、その時々によって変わる気持ちよさに上手くアンテナを伸ばして対応できるかっていうのはとても大切だよね。

小嶺

今回、中止にせざるを得ない部分もあったといえど、今回のような催し物はまだまだできると思っているので、我々がやっている仕事を通して、「色々な業界がこういったことをやっているんですよ」っていうアピールをしていくことも大事かなって思っています。

山口

そうだね。私もリアルなイベントの価値をすごく感じました。オンラインっていうのはある意味誰でも触れられるものになってきているけど、対して「リアルだからこそ伝えられる高揚感」というものが結構プレミアムな要素だなと。実際このイベントも、色々とオンライン形式の企画案も検討した上で最終的に今回の様な形の実施に着地しましたから。

小嶺

「多少規模を縮小してでも実際現地に集まってイベントがやりたい」っていう考えを持っている人っていうのもきっと少なくないですよね。

山口

どんだけVRとかオンラインコンテンツが発達してもこういうイベント自体は絶対なくならないなと思えたのがこの現場の感想でした。

おそらく「一番いいイベントの在り方」っていうのは、華やかさよりもお客さんの満足感が大事なんじゃないかなと思います。だから相手が何を求めるかっていうのをしっかりと計画をするっていうことが多分我々ができることの一つだと思うので、是非ともこれからもその気持ちを忘れずに仕事にあたってください。

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